18+ software tools om je productiviteit te verhogen

Als ondernemer zijn er zoveel activiteiten die je moet doen om je business te runnen. Je wil je echter zoveel mogelijk focussen op je kracht en kernactiviteiten. Maar toch moeten die ander zaken ook nog gedaan worden. Het is dus zaak om deze werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.

Wij zijn daarin echt niet anders dan jij. Ook wij willen ons focussen op onze kracht en kerntaken. Vandaar dat we altijd op zoek zijn naar methodes, hulpmiddelen en software die ons helpen om productiever te zijn.

Omdat we weten dat veel van deze hulpmiddelen voor jou ook waardevol zijn wil ik in dit blog een opsomming geven van een groot aantal programma’s en tools die voor ons van onschatbare waarde zijn en die we naar volle tevredenheid inzetten.

Ik heb het overzicht ondergebracht in een aantal categorieën t.w.

  • Website
  • Marketing
  • Communicatie
  • Overig

WEBSITE

WordPress



WordPress is ons favoriete CMS (Content Management System).
Wij gebruiken sinds 2007 WordPress om websites voor onszelf en onze klanten te bouwen. 

Meer dan 35% van de sites wereldwijd draait inmiddels op dit platform en WordPress is daarmee met stip de marktleider.
Het grote voordeel is dat er zeer veel extra functionaliteiten voorhanden zijn in de vorm van gratis en betaalde plugins.

Woocommerce

Wil je een webwinkel maken of integreren in je WordPress website? Dan kun je eigenlijk niet om WooCommerce heen.

Ook voor Woocommerce is een groot aantal gratis en betaalde uitbreidingen voorhanden.
Wat wij ook belangrijk vinden is dat er een groot aantal standaard integraties en koppelingen met andere (bestaande) software is,, zoals Exact Online, ActiveCampaign, Mollie, Online learning management platformen, zoals Learndash.

Divi

Jarenlang hebben wij hoofdzakelijk het Canvas thema (van WooThemes) gebruikt om websites vorm te geven. Totdat we het Divi thema van Elegant Themes onder ogen kregen. Dit is een geweldige “builder”.

Je kunt Divi zien als een blokkendoos met diverse elementen die gebruikt kunnen worden om een website pagina een bepaalde layout te geven. De hoeveelheid elementen is zeer groot. Denk aan tekstblok, afbeeldingsblok, videoblok, prijstabelblok, headerblok, formulierenblok etc.

Gravity Forms

Elke bedrijfswebsite zal een contactformulier moeten bevatten. Contact Form 7 is een formulier plugin die zeer veel gebruikt is. Ook wij hebben deze plugin jaren gebruikt.
Het is echter niet de meest gebruikersvriendelijke plugin.

Vandaar dat we nu alweer een aantal jaren werken met Gravity Forms. Hiermee is het maken van een formulier veel eenvoudiger. Daarnaast zijn er zeer veel extra integratiemogelijkheden. Zo maken wij onze opt-in formulieren in Gravity Forms en koppelen deze met ActiveCampaign. 

Learndash

Online leeromgevingen en membershipsites zijn de laatste jaren in opmars. Dit soort websites zijn een stuk complexer omdat content afgeschermd moet worden en men ook betaalmogelijkheden wil. Het liefst volledig geautomatiseerd. Wij zijn jaren geleden begonnen met het maken van membershipsites m.b.v Wishlist i.c.m. Paypal (voor betalingen). Dit is een erg technische oplossing.

Daarna zijn we overgestapt op OptimizePress. Dit was al een stuk eenvoudiger. Wat we daar echter mistten was de mogelijkheid dat men (als trainer) deelnemers kon volgen, tests kon laten doen en certificaten kon geven.

Vandaar dat we een aantal jaar geleden volledig zijn overgestapt op LearnDash. Dit is echt een Learning Management System (LMS), waar dit allemaal wel mogelijk is.
Het voordeel is daarnaast dat het prima werkt op elk thema, dus ook met het door ons gebruikte Divi thema.

Learndash integreert uitstekend met Woocommerce zodat betalingen gedaan kunnen worden en men daarna automatisch de inloggegevens krijgt. 

MARKETING

ActiveCampaign

Na jarenlang Aweber te hebben gebruikt zijn we sinds 2016 een groot fan van ActiveCampaign voor onze e-mailmarketing en e-mailautomation.

Met ActiveCampaign is het mogelijk automations te maken, waarbij mensen mail krijgen op basis van hun gedrag (bijv openen mailbericht, klikken op een link, of het bezoeken van een webpagina). Ook kun je tags (ofwel labels) meegeven op basis van het gedrag.

Voorheen was deze functionaliteit uitsluitend beschikbaar via autoresponders met een hoog prijskaartje. ActiveCampaign levert deze functionaliteiten voor een zeer schappelijke prijs.

Convertbox

Deze tool is vrij nieuw. We hebben deze begin dit jaar ontdekt en zijn laaiend enthousiast. Met Converbox kun je op een eenvoudige en slimme manier je websitebezoekers vastleggen en converteren

We kunnen daarmee dus gepersonaliseerde aanbiedingen, opt-in formulieren en segmentatiefunnels op het juiste moment zichtbaar maken voor de juiste bezoekers 

Upviral

Wil je jouw online bereik vergroten om meer leads, klanten en omzet aan te trekken? UpViral helpt je om een viraal effect te creëren. Zo kun jij je business effectiever en efficiënter te laten groeien. 

Wij hebben Upviral diverse malen succesvol ingezet en dit was de belangrijkste reden van het grote succes van Nisandeh Neta met zijn HappyHealthyWealthyWise website. 

Connect IO

Als je Facebookadvertenties inzet, dan kun je dit optimaliseren met de ConnectIO Suite.
Je kunt zeer gericht adverteren en retargetten. Dit mag niet in je toolkit ontbreken als je jouw Facebook adverteren naar een hoger plan wilt brengen.

Rankingcoach

RankingCoach kun je inzetten om jouw website beter zichtbaar te maken. In dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse frequentie krijg je kleine taken in je dashboard waarmee je in 5 tot 10 minuten grote verbeteringen kunt boeken in je vindbaarheid op Google en andere zoekmachines. Bij de verschillende opdrachten staan meestal ook instructievideo met uitleg wat je precies moet doen.


COMMUNICATIE

 

G-Suite

Wij werken voor het hosten van e-mailadressen altijd met G Suite zodat e-mail- en websitehosting volledig gescheiden is. Deze e-mailservice is in de praktijk 100% beschikbaar.

Daarnaast hoort er bij elk G-suite account een volledige office suite (Documenten, Spreadsheet, Presentaties, Formulieren).
Wij gebruiken al jaren G-suite. We delen bestanden en kunnen met meerdere personen (ook tegelijk) in hetzelfde document werken.
Last but not least, kunnen we daardoor vanaf elk apparaat bij onze bestanden. 

Zoom

Zoom is sinds de Coronacrisis steeds vaker in de belangstelling. Het is een fijne manier om te kunnen videobellen met 1 of meerdere personen.
Met de gratis versie kan een sessie met 1 persoon onbeperkt lang duren. Een sessie met meer dan 3 personen wordt echter afgebroken na 45 minuten.

Met de betaalde versie is deze restrictie er niet meer. Dan kun je met 100 personen tegelijkertijd videobellen. De video sessie kan ook worden opgenomen, schermdelen is mogelijk en nog veel meer.

Zoom Meetings synchroniseert met jouw agenda en levert gestroomlijnde videoconferenties vanaf desktop en mobiel. Voorheen gebruikten wij Skype, maar het aantal deelnemers was beperkt en de kwaliteit van het streamen was onvoldoende. Met Zoom is dat nooit een issue meer.

Als je nog een stapje verder wil gaan kun je Calendly inzetten voor het realtime laten boeken van afspraken in jouw online agenda.

Webinargeek

Webinargeek is een handig Nederlandstalig webinar software programma waarmee je in een handomdraai de meest interactieve webinars organiseert en host. Het is het meest eenvoudige webinar programma dat ik ken. 

De deelnemers aan een webinar kunnen het webinar volgen zonder downloads en met een eenvoudige klik vanuit elke browser. Ook kun je een Evergreen webinar instellen. Dan maak je meerdere keren gebruik van een eerder opgenomen webinar.

Slack

Om te communiceren met partners gebruikten we altijd Whatsapp. Op zich werkt dat prima als communicatiekanaal. We ervoeren echter een groot nadeel. In Whatsapp komen ook veel privé-berichten binnen, bijv. via een familieapp, apps van vrienden, etc. Als wij werken willen we echter focus houden en niet afgeleid worden door privé-berichten. Als de notificatie van Whatsapp klonk, moest je wel kijken, want het kon een collega of partner zijn die iets dringend te melden of vragen had. En ja, dan was het toch vaak een berichtje in de privé-sfeer.

Gelukkig kwam toen Slack op ons pad. De functionaliteit omvat alles wat whatsapp ook heeft, en nog meer. Nu vindt onze zakelijke communicatie 100% ongestoord en met focus in Slack plaats. Tijdens de werkuren kunnen we Whatsapp dus negeren, want dit bevat geen zakelijke communicatie.  En Slack is ook nog eens gratis.

OVERIG

Mollie

Mollie is een Nederlandse betaalprovider. Er is een plugin voor Woocommerce zodat betalingen voor de webshop gedaan kunnen worden via Mollie. Op die manier kunnen veel verschillende betaalmethoden gebruikt worden, zoals Ideal, Bancontact, Paypal, creditcard
Uiteraard hebben wij Mollie aan de webshop van Webalist gekoppeld. 

Zapier

Zapier is onmisbaar om bepaalde applicaties te koppelen en op die manier geautomatiseerd gegevens uit te wisselen.
Door middel van Zapier verplaatst informatie automatisch tussen je webapps, zodat jij je kunt concentreren op je belangrijkste werk. 

Steeds meer software programma’s en tools hebben de mogelijkheid om te koppelen met Zapier. Daarom is dit is een onmisbare tool als je informatie van het ene programma naar een ander programma wilt overzetten, en dat volledig op de automatische piloot. 

Lastpass

LastPass is een password manager die als add-on in je browser kan worden geactiveerd.  Lastpass onthoudt al je wachtwoorden, zodat je dat zelf niet hoeft te doen.

Als je een wachtwoord in LastPass opslaat, is het altijd beschikbaar. Aanmelden gaat dus altijd eenvoudig en snel. Je hoeft uitsluitend je hoofdwachtwoord te onthouden. Met de betaalde versie (Premium) heb je ook toegang tot Lastpass op je telefoon. Ik kan dus overal en op elk apparaat bij al mijn wachtwoorden. 

De ingebouwde wachtwoordgenerator maakt lange, willekeurige wachtwoorden die je accounts beschermen tegen hackers (en die meteen worden opgeslagen).

Je kunt ook eenvoudig en veilig je wachtwoorden en notities met anderen delen, zolang zij ook Lastpass gebruiken.

Omnifocus

OmniFocus is een persoonlijke taakbeheerder voor macOS en iOS. Het wordt gebruikt om gedachten en ideeën te kunnen opnemen in takenlijsten. Het programma maakt gebruik van concepten en technieken die worden beschreven in het boek Getting Things Done van David Allen.

Je kunt activiteiten en ideeën categoriseren en ze ook labels meegeven.
Merijn en ik hebben wekelijks een operationeel overleg. Alles wat ik wil bespreken zet ik in OmniFocus en label deze ‘Merijn’ Vervolgens stel ik de verloopdatum in op de eerstvolgende meetingdag.

Tijdens de meeting check ik alles met het label Merijn. Op die manier komt alles aan de orde.
Het mooie is dat dit ook voor alle activiteiten te gebruiken is, dus niet alleen zakelijk, ook privé. En doordat ik een versie op mijn laptop en telefoon heb, is alles in sync. 

Extra bonus

Dit was het uitgebreide overzicht van de programma’s die wij het meest gebruiken. We gebruiken verder nog veel meer programma’s en apps. Hieronder geef ik nog een korte opsomming

  • Freshdesk is een helpdesk ticketsysteem, waar al onze support in wordt afgehandeld
  • Airtable is een soort database programma, maar dan in de vorm van een spreadsheet. Wij gebruiken het om onze blogkalender in te zetten.
  • Screencastify voor het maken van video schermopnames om die te delen met klanten . Erg handig om een klant iets uit te leggen
  • Asana voor het beheren van projecten en complexe activiteiten, die uit meerdere taken bestaan en waaraan eventueel meerdere personen werken
  • Canva voor het maken van afbeeldingen die op de website of in sociale media gebruikt kunnen worden
  • Buffer voor publicatie van posts voor diverse social media inplannen
  • Vimeo om video’s op te slaan en deze op sociale media te kunnen afspelen
  • Soundcloud om audio op te slaan en deze op sociale media te kunnen afspelen

Ik ben benieuwd welke tools jij gebruikt. Laat het hieronder weten. Wij zijn nl. altijd op zoek naar mogelijkheden om onze effectiever en efficienter te werken.